Comment optimiser son organisation au travail

Vous faites partie de ceux pour qui le mot "organisation" est un vrai cauchemar à lui tout seul ? Alors que dire, lorsqu'il s'agit de vous organiser au travail avec les piles de dossiers qui s'entassent sur votre bureau, les centaines de mails que vous n'avez pas encore lus ou les notes que vous avez griffonnées par ci et là. Certes, vous n'êtes pas l'as de l'organisation mais vous savez pertinemment que c'est un point à améliorer en vous. Optimiser votre organisation va vous permettre d'augmenter votre performance au travail tout en vous libérant du temps.

Voici les 4 clés d'une organisation au travail réussie.

TOUT D'ABORD, LA BASE DE L'ORGANISATION C'EST VOUS-MÊME

Ne malmenez pas votre sommeil. Avez-vous expérimenté une journée au travail avec un manque de sommeil terrible ? Ce type d'expérience ne s'oublie pas ! Vous avez mal à la tête, n'arrivez pas à rélfechir et devenez agacé très rapidement au moindre évènement imprévu. Chacun de nous a besoin d'un certain nombre d'heures de sommeil. Déterminez de combien de temps vous avez besoin pour être en forme le lendemain et couchez-vous à l'heure appropriée. A titre d'information, comptez en moyenne 7 heures de sommeil par nuit.

Les pauses au travail devraient être obligatoires ! Le cerveau a besoin de faire des breaks pour pouvoir se recharger en énergie et idées créatives, essentielles à un travail productif. Travailler sans s'arrêter est contreproductif à la longue. Forcez-vous à faire plusieurs petites pauses dans la journée, à bouger et vous aérer.

Organisez-vous au travail avec une tâche à la fois. Vous avez tendance à traiter plusieurs sujets à la fois au travail et c'est souvent contre votre volonté. Vous croulez sous les dossiers, les demandes et ne pouvez faire autrement. Sauf qu'à force de passer d'un sujet à un autre, vous réduisez votre temps de concentration et augmentez votre niveau de stress. Essayez tant que cela est possible de travailler sur une tâche à la fois. Osez dire Non pour y arriver.

LA DEUXIEME CLE : LA GESTION DE VOTRE TEMPS

Fixez-vous des objectifs. Identifier vos objectifs est essentiel dans votre organisation. Cela constitue le point de départ sur ce qui doit être fait dans la journée. Sans vos objectifs, vous serez perdu et éparpillé entre plusieurs tâches.

Identifiez vos priorités. Une fois les objectifs fixés, vous devez les prioriser selon l'urgence et l'importance qui en découlent. Commencez par ceux qui demandent à être réalisés assez vite. Attention, car il peut arriver que les objectifs se retrouvent tous être qualifiés d'"urgent". Il vous faudra pourtant les prioriser sinon vous ne pourrez pas vous concentrer sur une tâche à la fois.

Bloquez-vous du temps dans votre agenda. Prenez l'habitude de vous bloquer le temps nécessaire pour la réalisation de vos tâches dans votre agenda. Si vous ne le faîtes pas, votre attention sera très vite détournée pour tout autre évènement qui viendra se greffer à votre organisation à la dernière minute.

LA TROISIEME CLE : ORGANISEZ EFFICACEMENT VOTRE BUREAU

L'essentiel à portée de main. Pour être efficace dans la réalisation de vos tâches, vous devrez disposer des outils nécessaires. A ce propos, faîtes un petit inventaire des éléments dont vous avez besoin pour travailler, et assurez-vous qu'ils soient bien rangés sur votre bureau ou stockés sur votre ordinateur. Vous gagnerez en efficacité et en productivité.

Débarrassez-vous de ce qui n'est pas essentiel. Lorsqu'on accumule les dossiers sur son bureau durant des années, on a parfois du mal à s'en débarrasser, même si on ne les utilise plus. Voici une règle qui peut vous y aider. Si vous n'avez pas utilisé un dossier depuis 6 à 12 mois, alors il est temps de s'en débarrasser. Faîtes le ménage.

Tout commence par le papier. Les dossiers papiers ont tendance à s'accumuler très vite sur votre bureau. Prenez l'habitude de les ranger dans des dossiers, séparant ainsi les différents projets sur lesquels vous travaillez. Vous pourrez ainsi y voir plus clair. Prenez aussi l'habitude de classer immédiatement les feuilles qui atterrissent sur votre bureau soit dans vos dossiers déjà rangés soit à la poubelle si vous jugez que ce n'est pas indispensable à la réalisation de vos tâches.

Puis, s'ensuit l'organisation de votre ordinateur. Les dossiers créés sur votre ordinateur doivent être aussi bien rangés que vos dossiers papiers. Votre boîte email doit être également bien organisée. Classez vos emails dans des dossiers en rapport avec les projets sur lesquels vous travaillez. Créez pour ce faire des règles automatiques qui permettront à vos emails d'être classés au fil de l'eau dans les dossiers déjà créés. Les e-mails sont la source par excellence de distraction et de déconcentration des salariés. Pour gagner en efficacité, vous pouvez planifier dans votre agenda des plages horaires journalières pendant lesquelles vous lirez une partie de vos emails. vous serez ainsi assuré de ne pas être déconcentré toutes les minutes par les innombrables emails reçus tous les jours. Pensez une tâche à la fois !

LA QUATRIEME CLE : ORGANISEZ VOS PROJETS

Allégez votre To-do List. Parfois la to-do List est plus un calvaire qu'un outil aidant. Elle ne fait que faire ressortir la multitude de tâches restant à accomplir et qui n'a pas été accomplie encore... Bonjour la motivation ! La tendance est à la success List qui contient un nombre minime de tâches à accomplir par jour (pas plus de 3) ainsi que les moyens pour y arriver, comprenant également le temps à y consacrer. Cet outil vous oblige à prioriser les tâches essentielles de la journée et à prendre plus en considération le facteur temps.

Découpez votre projet en lots. Avant de commencer à travailler sur un projet, prévoyez de le diviser en lots afin d'avoir une vision claire de tous les éléments clés du projet et des actions et moyens pour y arriver. Le découpage en lots permet aussi de sécuriser les différentes parties du projet.

Si vous pensez que vous manquez d'efficacité au travail pour cause de manque d'organisation, suivez ces conseils pas à pas. Résultats concrets assurés !

Chez Actnbe, nous accompagnons tous les jours des hommes et des femmes avec succès, à concrétiser leurs projets d'évolution personnelle et professionnelle, à ne plus être spectateurs de leur quotidiens mais à devenir acteurs de leur vie en général. Nous sommes persuadés que chacun possède les qualités et compétences qui lui permettront d'atteindre ses objectifs, d'être qui il veut être, de réaliser ce en quoi il croit.

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