Vous pensez que vous perdez votre temps dans les réunions ? Trop de réunions tuent votre productivité et celle de vos collaborateurs ? En ce qui concerne les réunions auxquelles vous assistez, vous n'y pouvez rien; à moins de ne pas y assister. Par contre, celles que vous animez, vous avez le pouvoir de changer le cours des choses.

Voici 3 points essentiels pour vous aider à rendre vos réunions efficaces.

D'abord, sans ordre du jour, vous allez droit dans le mur. Les réunions qui sont organisées avec plusieurs équipes autour d'une table sans avoir préalablement préparé les points précis qui y seront traités ne feront que brasser du vent ! Donc, vous l'aurez compris, un ordre du jour doit être rédigé de votre coté, puis transmis à toutes les personnes invitées à la réunion. Sans objectif, les discussions en réunions vont fuser dans tous les sens : l'ordre du jour est l'élément clé du cadrage de réunion. Pour ce faire, commencez par décider de l'utilité d'organiser une réunion. Sachez qu'une réunion a lieu d'être pour l'une des trois raisons suivantes : avoir une remontée d'informations auprès de de vos collaborateurs, demander la validation de certains points auprès d'autres équipes ou responsables et enfin, faire passer un message important à un ensemble de personnes. Si vous jugez que la réunion est nécessaire, préparez votre ordre du jour. Faîtes en sorte qu'il soit le plus précis possible, idéalement avec des questions précises. Ne confondez pas performance et quantité ! Il ne s'agit pas d'écrire un roman. Faîtes des phrases concises et qui vont droit au but. Lorsque c'est à votre tour d'être invité à une réunion, insistez auprès de l'organisateur pour vous en fournir un.

Deuxième point, n'essayez pas de remplir au maximum la salle de réunions ! Un nombre limité de participants est conseillé. Avant d'inviter la terre entière, réfléchissez à la composition optimale de vos invités, en termes de productivité et de diminution de perte de temps pour chacun et pour l'entreprise. Prenez le temps de calculer le coût de chaque réunion en termes de jours/ homme et vous serez surpris du résultat et de la perte sèche pour les projets en cours. Préférez n'inviter que les personnes réellement impliquées et concernées par le sujet. Parfois, vous pouvez inviter un membre d'équipe uniquement durant le début de réunion pour fournir les informations nécessaires au groupe, et lui permettre de quitter la réunion après son intervention. Pour d'autres, il est préférable de les tenir au courant en les mettant dans la boucle de l'ordre du jour et du compte rendu de réunion est suffisant. Il est important de perdre du temps dans l'organisation de vos réunions pour en gagner bien plus par la suite.

Dernier point, faîtes en sorte de réduire autant que possible le temps de réunion. Plus la réunion est courte, plus vous optimisez l'attention de vos invités. Une réunion qui dure plus d'une demi-heure verra ses invités moins motivés, moins concentrés, et les trois-quarts déjà partis piannoter sur leur téléphones. Si vous cadrez bien l'ordre du jour, que vous avez invité un nombre restreint de personnes, et que chacune d'elles a préparé la partie sur laquelle elle devrait intervenir, il n' y a pas de raison que la réunion s'éternise. Un timing minimum suffira à aborder de façon concise tous les sujets de l'ordre du jour. Evidemment, certaines personnes veulent dominer la réunion en monopolisant la parole. Vous pouvez leur proposer de continuer la discussion en aparté. L'important est de faire respecter le temps de réunion en restant focalisé sur son objectif. Vous pouvez affecter la responsabilité de "gardien du temps" à un des invités. Veiller à ce que chacun ait pris la parole pour parler de son sujet; d'où l'importance d'égaliser le temps de parole entre chacun et ne pas se laisser envahir par les plus bavards.

Ces conseils pour améliorer l'efficacité de vos réunions sont les premiers pas à mettre en place dans l'amélioration de votre management. Actnbe est un cabinet de conseil, coaching et stratégies pour les managers et dirigeants. Nous vous accompagnons dans le développement de vos performances au quotidien.

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